مسئول دفتر | Office Assistant

شرح شغل:

• پیگیری امور محول شده توسط مدیران تا زمان حصول نتیجه و گزارش‌دهی به‌موقع.
• تنظیم قرار ملاقات.
• پاسخ به کلیه تماس‌های درون سازمانی و خارج از سازمان.
• انجام کلیه وظایف منشی و اداری.
• بایگانی و بازیابی نامه‌های رسمی شرکت و توزیع ایمیل، یادداشت‌های مکاتباتی، نامه‌ها، فکس‌ها و فرم‌ها.
• اولویت‌بندی حجم کار.
• برنامه‌ریزی دقیق جلسات مدیران و اطلاع‌رسانی دقیق.
• طبقه‌بندی و بایگانی اسناد و نامه‌ها.
• برنامه‌ریزی، هماهنگی و تهیه گزارش‌ها و مستندات.
• هماهنگی وظایف اداری با مشتریان و کارکنان شرکت.
• نظارت بر فضای عمومی شرکت شامل کارکنان و میهمانان.
• ساعت‌ها و روزهای کاری: شنبه تا چهارشنبه از 8:30 صبح تا 5:30 عصر.

شرایط احراز:

• جنسیت مد نظر: خانم.
• حداقل سه سال سابقۀ کاری.
• مسلط به مایکروسافت آفیس و اینترنت.
• آشنایی با برنامه‌های کاربردی.
• توانایی پیگیری چندین کار در مهلت مقرر.
• توانایی مدیریت زمان عالی.
• مهارت برقراری ارتباطات مؤثر و روابط عمومی عالی.
• احساس مسئولیت قوی.
• سطح انرژی بالا و انعطاف‌پذیری.
• توانایی انجام کار گروهی و داشتن اشتیاق به یادگیری.

• Follow up on matters assigned by managers until results are achieved and timely reporting.
• Sett appointments.
• Respond to all internal and external calls.
• Perform all secretarial and administrative duties.
• Archive official company letters and distribute emails, correspondence notes, letters, faxes, and forms.
• Prioritize workload.
• Plan managers' meetings and provide accurate information.
• Categorize and archive documents and letters.
• Plan, coordinate, and prepare reports and documentation.
• Coordinate administrative duties with customers and company employees.
• Monitor the company's public space, including employees and guests.
• Working hours and days: Saturday to Wednesday from 8:30 am to 5:30 pm.

Requirements:

• Gender preference: Female. 
• At least three years of work experience.
• Proficient in Microsoft Office and the Internet.
• Familiarity with applications.
• Ability to multitask within deadlines.
• Excellent time management skills.
• Excellent communication and public relations skills.
• Strong sense of responsibility.
• High energy level and flexibility.
• Ability to work in a team and have a passion for learning.