مسئول دفتر مدیر عامل

- مسئولیت تنظیم زمان جلسات و مراجعات، پاسخ‌گویی به مراجعین و تماس‌های تلفنی، تایپ نامه، تفکیک، توزیع، بایگانی و نگهداری اسناد و مکاتبات
- تفکیک، توزیع و تحویل نامه‌ها و اسناد و مدارک به ذیربطان و پیگیری اخذ پاسخ حسب مورد
- ثبت نامه‌های وارده و نامه‌های صادره در دفتر اندیکاتور و یا رایانه
- پاسخ‌گویی مناسب به مخاطبین تلفنی، ارایه اطلاعات لازم به آن‌ها، دریافت پیام‌ها و یا انتقال مکالمه‌های تلفنی به افراد مورد نظر
- پاسخ‌گویی مناسب به مراجعین حضوری و راهنمایی ایشان به فرد مناسب بر اساس نیازهایشان
- هماهنگی برای برگزاری جلسات حسب ارجاع مدیرعامل، هیئت مدیره و مدیر ارشد منابع‌انسانی و آماده‌سازی دستور جلسه و در صورت لزوم صورت جلسات
- پیش‌بینی و هماهنگی لازم جهت انجام امور پذیرایی جلسات
- تایپ نامه‌ها، صورتجلسات و گزارش‌ها و کنترل و آماده‌سازی آن‌ها جهت امضاء مدیرعامل، هیئت مدیره و مدیر ارشد منابع‌انسانی
- کپی گرفتن از نامه‌ها، گزارشات و سایر مستندات حسب دستور مافوق
- بایگانی و نگهدای مناسب اسناد و مکاتبات مربوط به دفتر
- مستند سازی کلیه فعالیت‌های مهم دفتر از قبیل جلسات، ملاقات‌ها، مکالمات و سایر رویدادهای مهم
- پیگیری کارهای ارجاع شده از طرف مدیرعامل، هیئت‌مدیره و مدیر ارشد منابع‌انسانی
- مسئولیت اطلاع‌رسانی مناسب به ذینفعان در خصوص اقدامات انجام شده پیرامون درخواست آنها
- مسئولیت ارائه به موقع و صحیح گزارش ها به مقام مافوق