مسئول دفتر | Office Assistant

شرح شغل:

• پاسخگویی به تلفن.
• تهیه پیش‌نویس نامه‌های اداری، شماره‌گذاری، ارسال و بایگانی آن‌ها.
• ثبت و مستند نمودن جلسات در صورتجلسه.
• تدوین گزارش‌های مورد نیاز و ارائه به مسئول مافوق.
• دریافت و رسید نمودن نامه‌های درون سازمانی و نامه‌های وارده از بیرون سازمان، ثبت آن‌ها و تحویل به افراد مربوطه.
• کنترل موجودی اقلام مصرفی دفتر به صورت مستمر.
• دریافت و جمع‌آوری فاکتور برای هزینه‌ها و خریدهای انجام شده.
• تکمیل فرم گزارش و ورد و خروج (تایم شیت).
• شناسایی تامین‌کنندگان حمل ونقل، چاپ و غیره جهت انجام خدمات اداری و هماهنگی جهت خرید کالاهای مورد نیاز.
• برنامه‌ریزی و هماهنگی جهت انجام سفرها و ماموریت‌های کارکنان (نظیر آژانس هواپیمایی، محل اقامت و غیره).
• تنخواه‌گردانی بر اساس مبالغ تخصیص یافته به تنخواه دفتر و اعلام گزارش آن به مسئول مافوق.
• هماهنگی ورود و خروج و حضور مهمان‌های شرکت و در صورت لزوم پذیرایی از مهمانان خاص شرکت.
• یادآوری زمان تشکیل جلسات و قرار ملاقات و جلسات به مسئول مربوطه.
• برنامه‌ریزی قرار ملاقات و جلسات مسئول مافوق و پیگیری جهت تحقق آن.

شرایط احراز:

• آشنایی با دستور زبان و نحوه نامه‌نگاری اداری.
• دقت، حضور ذهن، تمرکز و سرعت در انجام امور.
• وقت‌شناسی و نظم.
• روابط عمومی قوی.
• اعتماد به نفس.
• مهارت سازماندهی و مدیریت زمان.
• توانایی کار تیمی.
• رازداری.
• توانایی مدیریت بحران و قدرت تصمیم‌گیری.
• مهارت‌ Web Surfing.
• مسلط به مایکروسافت آفیس به ویژه اوت‌لوک.
• مسلط به زبان انگلیسی.
• آشنایی با فتوشاپ.
• پاکیزگی و خوشرویی.

Introduction to Gravity and Administrative / Certificate of Administrative / Certificate, Mind presence, Focus, Speed of Affairs / Timely, Strong Order / Public Relations / Self -Confidence
Organizing and Managing Time / Teamwork / Capability / Crisis Management and Office Decision Making / Skills, Outlook / Web Surfing / Preparation of administrative, numbering, submission and archived / registering and documenting meetings in the minutes / formulating the required reports and submitting to the superiors
receive and receipt of in -organizational letters and letters from outside the organization, registering and delivering to relevant persons / Inventory Control and Consumables Sheet)
Identification of transportation suppliers, printing, etc. to perform administrative services and coordinate for purchasing required goods
Planning and coordinating staff travel and missions (such as airline, residence, etc.) Meetings and meetings and meetings to the relevant responsible
Planning appointment and supernatural and pursuing meetings to fulfill it